Как с помощью 20% усилий получить 80% результата? Советы +Видео

Розовые кругиВремя сегодня это единственный ресурс, который невозможно пополнить. Каждому из нас ежедневно предоставляется 24 часа без возможности получить дополнительные часы, без возможности сэкономить его и перенести на завтра.

При этом сегодняшний ритм жизни нельзя назвать равномерным и спокойным. Мы все живем в состоянии постоянного драйва, обновления информации, постоянного увеличения задач по работе и сокращения дедлайнов их сдачи. Задачи постепенно накапливаются, а с ними и усталость, апатия и даже депрессия. Поэтому все актуальнее становится вопрос об организации собственного времени. Этим вопросом занимается такая дисциплина как тайм-менеджмент. Дисциплина довольно новая и до конца еще не оформившаяся.

Все знания, которые сегодня есть по организации своего времени, это знания, которые собирались практикой большого количества людей, начиная от античных философов.

Сегодня тайм-менеджемент решает многие задачи

  • Помогает достигать выбранные цели за минимальное количество времени,
  • Увеличивает эффективность работы в любой сфере (в деловой или личной),
  • Помогает рационально планировать собственное время на рабочие и личные задачи, хобби, увлечения и общение,
  • Влияет на уровень дохода,
  • Снижает уровень стресса, усталости и загруженности делами,
  • Помогает выработать план на длительные периоды времени вперед,
  • Возвращает ощущение контроля над собственной жизнью.

Любую систему тайм-менеджмента можно свести к следующим основным процессам

  • Выбор целей,
  • Разработка технологии, выбор инструментов работы,
  • Планирование,
  • Расстановка приоритетов,
  • Реализация выбранной стратегии,
  • Контроль,
  • Анализ результатов.

На первый взгляд кажется довольно сложно, но на практике это не сложнее выработки любой другой полезной привычки. Зато навыки организации собственного времени повысят обычную продуктивность в разы, увеличат концентрацию и скорость выполнения поставленных задач.

Основные правила тайм-менеджмента

  • На первом месте должно быть планирование, здесь помогут списки на день, ежедневники или органайзеры. Планирование – это ключевое условие выполнения любой работы, четкое понимание, что и когда нужно выполнить значительно повышает общую продуктивность и производительность. Все задачи на день или неделю должны быть зафиксированы письменно (на бумаге или в электронном носителе). Распланированный заранее день повышает эффективность выполнения работы на 25%. При планировании необходимо закладывать 40-60% времени не возможные форс-мажорные обстоятельства и новые задачи.
  • Расставляйте приоритеты, в первую очередь выполняйте дела, которые нужно сделать вначале, затем все второстепенные. Заранее определяйте временные резервы для выполнения каждого конкретного дела. Для расстановки приоритетов можно использовать метод АБВГ. Где «А» — это самые важные дела на день, «Б» — дела которые желательно выполнить сегодня, «В» — дела, которые можно выполнить в другой день или делегировать. «Г» — дела, которые можно вообще не выполнять. Сложные и важные задачи выполняйте в начале дня, когда вы полные сил и сконцентрированы максимально. Выполнив, сложную задачу, вы снимите излишнее напряжение, которое могло бы скапливаться, если бы вы оставили ее на конец дня. Приоритеты можно определять и на основании матрицы Эйзенхауэра, которая делит все дела по срочности и важности.

Выделяются дела срочные и важные( первостепенные задачи, которые требует выполнения именно сегодня, промедление в их решении грозит серьезными проблемами), несрочные и важные (это задачи стратегического плана, время этому сектору стоит уделять ежедневно, так как решение именно задач этого уровня качественно меняет жизнь), срочные и неважные (рутина и текучка, такие задачи, как правило, отнимают большое количество времени и не приносят качественного результата, по возможности такие задачи стоит перепоручить другим сотрудникам), и дела неважные и несрочные (как следует из названия категории, такие дела лучше вообще не вносить в свой план на день). Именно в такой последовательности они и должны выполняться.

  • Закон Парето: 20% усилий дают нам 80% результата, а 80% усилий дают только 20% результатам. Это правило очень важное, оно применяется и в планировании времени, и в планировании бюджет, и в планировании стратегии развития, на нем мы остановимся подробнее чуть ниже.
  • Внимательно относитесь к поступающей информации, заранее фильтруйте, что вам нужно воспринимать и усваивать, а что не требует вашего внимания. Фиксируйте и запоминайте только важную информацию.
  • Откажитесь от дел, которые съедают ваше время – социальные сети, серфинг в интернете, общение в чатах. Это все занимает большое количество времени и вашего внимания, при этом не приносит никакого существенного результата. Не требуется полностью исключать из своей жизни все эти занятия, просто выделяйте для них отдельное время, которое находиться за пределами зоны эффективной работы.
  • Концентрируйтесь на одной задаче в одну единицу времени. Постоянные переключения с одной задачи на другую негативно сказываются на вашем внимании и концентрации, что в конченом итоге приводит к снижению эффективности выполнения работы в целом.
  • Наводите порядок вокруг. Регулярно приводите в порядок рабочий стол, на котором вы работаете, убирайте документы со стола, которые уже не актуальны для текущей задачи, протирайте пыль с клавиатуры и монитора, наводите порядок в ящиках стола и полках.
  • Создавайте удобство и комфорт вокруг и на рабочем месте – выбирайте удобную и эргономичную мебель, устанавливайте дополнительные источники освещения, если основного недостаточно в какой-то момент времени суток.

Синий график

  • Учитывайте в работе свои биоритмы. Выясните опытным путем время, в которое вы наиболее продуктивны и эффективны, в которое ваша работоспособность находиться на максимальном уровне, и используйте его для решения самых важных задач.
  • Планируйте отдых. Если его не запланировать заранее, то его, вероятнее всего и не будет. От качественного отдыха зависит и ваше самочувствие, и здоровье, и эмоциональный настрой.
  • Анализируйте свою работу, свой опыт применения тех или иных техник и методик и стройте свою системы планирования и организации времени. Анализируйте как на вашу эффективность повлияли те или иные способы работы, делайте выводы, корректируйте свое поведение, подстраивайте все системы под себя. Создавайте свои правила, свои способы организации времени и пространства.

И, как я и обещал, более подробно остановимся на одном из ключевых правил тайм-менеджмента — законе Парето «20% усилий дают 80% результата».

Я думаю, действие этого закона мы проверили уже и на себе, даже не подозревая об этом. Например, когда понимали, что из своего гардероба носитель всего лишь 20% одежды, или же когда понимали, что вы 80% своего свободного времени вы проводите лишь с 20% ваших друзей. Еще один пример действия этого закона, 80% денег на Земле находиться в руках 10-15% населения. И даже площадь вашего дома в 20% случаев проходиться вами только на 80%.

Это на первой взгляд странное соотношение было впервые обнаружено Вильфредом Парето, по его фамилии этот закон и теперь называют. Но чаще все его можно встретить под названием 80/20. Вся суть закона сводиться к тому, что 80% результата обеспечивается лишь 20% всех усилий. Цифры тут, конечно же, не являются абсолютными. Это может быть и 75 на 25 и 15 на 85, но в среднем это и есть соотношение 80 на 20. Если говорить простым языком, то большая часть приложенных усилий дает лишь малую часть полученного результата, а основной результат дает небольшое количество выполненных дел.

Как эту закономерность использовать для увеличения продуктивности?

Для примера давайте возьмем процесс открытия бизнеса. Большинство людей основную массу усилий направят на создание сайта, оформление визиток, оформление офиса, обсуждение незначительных деталей работы с другими людьми. Остальные 20% времени обычно уходят на поиск людей на вакантные позиции, проведение собеседований, поиск каналов продаж, то есть на то, что реально будет приносить вам деньги.

Большинство людей отдают свое основное внимание и время мелочам, которые, как они считают, смогут повлиять на решение клиента. Это, конечно, тоже важно, и косвенно тоже будет влиять на решение клиента, но вся правда в том, что всего лишь 20% ваших клиентов оценят эти мелочи, для 80% ваших клиентов будет важен сам продукт или услуга, которые вы производите.  Если говорить о планировании, то многие люди тратят 80% своего времени чтобы казаться занятыми, при этом только 20% их времени реально приносят ощутимые результаты. Если говорить о продажах, то 80% покупок делают всего лишь 20% ваших клиентов. Остальные 80% клиентов приносят лишь 20% прибыли.

Это правило работает везде, так просмотр социальных сетей или интернета приносит нам 20% пользы, а остальное время тратиться впустую. Тоже самое и с друзьями, только 20% вашего круга общения дают вам пользу в эмоциональном, психологическом и когнитивном плане. Если уделять им больше времени, то от этого вы выиграете больше, чем общаясь с остальными 80% вашего круга общения. В планировании дня это правило так же эффективно, посмотрите на свой список дел и выделите те 20% задач, которые способны вам принести основной результат, и начните работу именно с них.

Остальные 80% задач не произведут качественного изменения в вашей жизни. Это можно использовать и в процессе саморазвития, выпишите список из 30-40 качеств, которые вы бы хотели видеть у себя, расставьте их в порядке значимости для вас, и первый 20% — это то, что в конечном итоге принесет вам 80% успеха, 80% прибыли, 80% эффективности или результата.

Главное, правильно определить то, что входит в эти 20%, которые и принесут 80% результата, и начинать действовать.

Что почитать по теме?

Сегодня книг на тему тайм-менеджмента довольно много. Можно начать изучение вопроса с таких фундаментальных произведений в этой сфере, как

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Достижение целей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Это не спам.