Что такое электронная подпись и где ее можно использовать?

Электронная подпись – это аналоги реальной подписи человека в виде цифрового документа, которые прикрепляется к любому электронному документу, как бы заверяя его и идентифицируя того, кто принимает на себя права и обязательства, оговоренные в указанном документе.

Юридические документы с цифровой подписью имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, подписанный рукой пользователя.

Кроме электронных документов цифровой подписью может заверяться и другая цифровая информация, например, фотография или видео, тем самым подтверждая авторство.

Закон об использовании ЭЦП

Использование электронной подписи регулируется в законе ФЗ-63 «Об электронной подписи». С точки зрения этого закона сама формулировка электронная цифровая подпись является не корректной. Правильно данный документ называть Цифровая подпись, но в большинстве случаев в обиходе так и осталось название Электронная цифровая подпись.

Я этой статье расскажу, что такое цифровая подпись, что ей можно подписать и как вообще эта система работает в России.

Все возможными электронными сервисами уже никого не удивить. Мы оплачиваем покупки бесконтактной картой, используем биометрические данные для идентификации в государственных учреждениях. Но вот с электронной подписью, все не так просто, как хотелось бы видеть.

Преимущества цифровой подписи:

• Надежность – электронная подпись имеет очень высокий уровень защиты от подделки и фальсификации. Если рукописную подпись подделать достаточно просто, а распознать подделку сможет только специалист, то подделать электронную подпись не реально. По крайней мере, информации о подделке электронной подписи я нигде не нашел.
• Экономия времени – электронная подпись дает возможность подписывать документы и заключать сделки без физического присутствия на месте.
• Доступ к электронным торгам. Наличие электронной подписи – это обязательное условия для участия в государственных торгах и закупках.

Виды цифровых подписей

Простая цифровая подпись

–это простые электронные средства, которые подтверждают факт подписания или заверения документа определенным лицом. К ним относятся коды и пароли, например, те, что мы водим на сайтах для авторизации, а так же коды, которые мы получаем в смс-оповещениях.

Для подписания простого электронного документа сторонам достаточно договориться и проверить подписи на подлинность, для этого потребуется заключить между всеми сторонами соглашение, без которого пописанный документ будет считаться недействительным. Использование такой подписи возможно для первичных документов. Если для подписания документа требуется заверка печатью, то простая электронная подпись не может использоваться. Такая подпись используется в повседневной жизни.

Сделать ее можно с помощью программного обеспечения — Microsoft Office (при создании документа в меню файла выбрать пункт «защита документа», а затем «добавить цифровую подпись») , КриптоПро CSP (используется для создания усиленного ключа), USB-токен (выдается в Удостоверяющем центре, подходит тем, кто хочет защитить свои цифровые документы от плагиата и подтвердить свое авторство). Простая цифровая подпись используется для регистрации авторизации на сайтах, как ключ доступа к базам данных с паролем, для заверки подлинности электронных документов.

ВАЖНО: простая электронная подпись не имеет юридической силы и не может быть использована для подачи документов в государственные органы.

Усиленная неквалифицированная цифровая подпись

(или неквалифицированная электронная подпись) – эта подпись создана при помощи средств электронной подписи с использованием криптографического преобразования информации на основе специального ключа. Такая подпись позволяет идентифицировать подписантов документа, а так же показывает факт внесения изменений в документы после того, как они были подписаны.

Такую цифровую подпись индивидуальные предприниматели и юридические лица могут получить в удостоверяющих центрах или сделать самостоятельно силами опытных программистов. Усиленная неквалифицированная подпись может использоваться во внутреннем документообороте компании, а так же для заключения соглашений с контрагентами при наличии соглашения об использовании данной подписи.

ВАЖНО: при наличии договоренностей между сторонами с неквалифицированной подписью можно участвовать в торгах на электронных площадках, но ее действие распространяется на ограниченный круг операций.

Усиленна квалифицированная цифровая подпись

(или квалифицированная электронная подпись) – аналогичная предыдущему виду, но для проверки подлинность подписи требуется специальный сертификат. Для создания квалифицированной цифровой подписи используются специальные средства, которые указаны в ФЗ-445 – специализированное программное обеспечение. Электронный документ, подписанный с помощью квалифицированной электронной подписи полностью идентичен бумажному аналогу с подписью и/или печатью.

Для подписания основных бухгалтерских документов и налоговых документов требуется именно этот вид подписи. Квалифицированная подпись обеспечивает надежную защиту информации и высокую степень конфиденциальности, которую владелец может выбрать самостоятельно.

ВАЖНО данные пользователя защищаются даже после того, как действие ключа истекло.

Такая цифровая подпись выдается строго в Удостоверяющем центре после предоставления уставных документов компании и документов, подтверждающих личность владельца либо через специальные услуги банков, например Сбербанк Бизнес Онлайн.

Такая подпись фактически может использоваться во всех возможных ситуаций – для регистрации онлайн-касс, удаленной подачи документов в государственные органы, для работы в личных кабинетах на государственных сайтах (ФНС, ПФР и так далее), для участия в государственных торгах и аукционах. Единственный существенный недостаток данного типа подписи – необходимость ежегодно оплачивать сертификат.

Плюсы и минусы использования

Плюсы

Цифровая подпись по своей сути это код, состоящий из набора единиц и нулей, который может быть записан на любом носителе информации. Наиболее популярный за счет своего удобства способ – запись в реестр операционной системы. Но он не самый безопасный. Кроме того, цифровая подпись может храниться на любых внешних носителя по типу флеш-карты. Это более безопасно и удобно. Есть и специализированные электронные носители, типа JaCarta, ruToken или eToken.

Все цифровые подписи выдаются сроком до одного года.

Подписание документов с помощью цифровой подписи

На практике использование цифровой подписи выглядит просто. Для подписания документа потребуется наличие самой цифровой подписи на любом носителе, а так же специальное программное обеспечение, которое дает возможность прикреплять к документу электронную подпись.

После приобретения и установки программы, в ее контекстном меню можно выбрать «мастера подписания документов», с помощью команд которого легко подписать любой цифровой документ. Если документ требуется заверить, то необходима другая программа – КриптоAPM.  Работа в программах снабжена подробными инструкциями, пошаговыми алгоритмами и в целом интуитивно понятна. Сам процесс заверки и подписания документа не занимает много времени.

Сложности при использовании электронной подписи

Не смотря на удобство и популярность использования цифровой подписи, эта система еще не совершенна.

Поэтому на практике использование цифровой подписи может привести к возникновению ряда проблем:

• Завершение срока действия КроптоПРО. У программного обеспечения есть определенный тестовый период, после завершения которого, использовать с его помощью цифровую подпись становится невозможным. Для активации работы программы потребуется ввести лицензионный ключ, который можно получить в Удостоверяющем центре или при получении электронной подписи.
• В программе не отображаются действующие сертификаты или их не обнаружено. Срок действия сертификата тоже имеет ограничения, поэтому следует их вовремя обновлять и переустанавливать.
• Сертификат электронной подписи не валиден или не вызывает доверия. В этом случае необходима переустановка электронной подписи или корневых сертификатов по инструкции Удостоверяющего центра.

Кто получает ЭЦП, места применения

Как понимаем, электронная подпись больше нужна для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Но для обычного человека в повседневной жизни она тоже может пригодиться. Расскажу о том, где я пробовал использовать электронную подпись и что из этого вышло.

Для того, чтобы воспользоваться своей электронной подписью я зашел на сайт госуслуг, где, как заверяют, можно будет ее использовать практически для получения любой государственной услуги.

В ближайшее время сфера использования электронной подписи расшириться следующими услугами:

• Оформление документов при рождении ребенка,
• Поступление в ВУЗы в режиме онлайн,
• Оформление документов при переезде в другой регион,
• Оформление европротокола в режиме онлайн,
• Участие в цифровом исполнительном производстве.

Оформление медицинского полиса

В общем, из всего перечня действующих услуг, которые можно оформить с использованием цифровой подписи, я выбрал подачу заявления о смене страховой медицинской компании. Моей целью была замена полиса ОМС с бумажного варианта на пластиковую карточку.

Моя страховая компания не выдавала пластиковых полисов, поэтому мне предстояло выбрать новую. Я ожидал, что все манипуляции со сменой страховой компании пройдут в онлайн режиме, а страховую я посещу только для получения полиса.

Что меня ожидало в реальности?

На сайте государственных услуг я перешел в раздел оказания услуг, где мне предстояло оформить заявление. Заполнение форма особых сложностей не вызвало, все личные данные потянулись автоматически, сам документ мне предстояло заверить электронной подписью. Для этого я использовал электронную подпись на USB-носителе. После того, как я его подключил к компьютеру, система сама его распознала и предложила подсказки активации подписи на документе.

Осталось только нажать копку «отправить» и ожидать рассмотрения документа до 30 дней. По логике после рассмотрения документа меня должны были пригласить в страховую для получения полиса. В реальности же после истечения 30 дней я ничего не получил, в страховую заявление мое так и не было отправлено.

Почему так получилось сказать не могу, возможно, был технический сбой или страховая решила не принимать заявления с электронной подписью с сайта. В общем, для завершения процедуры получения полиса мне таки пришлой идти в страховую лично. Возможно, это только мой исключительный случай, и у вас получится получить эту услугу с использованием электронной подписи.

Подача жалобы в ГИБДД

Пока я изучал сайт госуслуг, выяснилось, что у меня есть несколько неоплаченных штрафов. Штрафы, конечно, нужно заплатить. Проблема только в том, что в штрафах были указаны не мои автомобили, но с моим госномером, да и географически в месте получения штрафа меня не было и не могло быть.

С этим вопросом можно было бы обратиться в суд и подать жалобу на сотрудника ГИБДД, который неправильно оформил правонарушение. Но я решил воспользоваться все теми же госуслугами и своей электронной подписью.

Я полагал, что ГИБДД будет проще принять заявление с моей электронной подписью, ведь они будут точно уверены, что подписывал документы я, а не мой сосед подписался моей фамилией. Мнение ГИБДД по этому поводу мне не удалось узнать, вероятнее им вообще все равно, каким образом составлено заявление, ведь отвечать все равно придется. Кстати, при подаче жалобы в ГИБДД можно вообще обойтись без использования электронной подписи.

Достаточно просто заполнить имеющуюся форму, указать персональные данные и суть жалобы. Существенный недостаток этой формы не возможность копировать и вставлять текст из другого документа. Так как у меня было несколько жалоб в разных регионах, то мне предстояло набрать текст вручную пару раз. Это, как вы понимаете, не удобно и затратно по времени.

Поэтому я создал единый документ в ворде сразу на двух руководителей подразделений ГИБДД в разных регионах. Заверил данный файл своей электронной подписью и прикрепил к форме обращения. Такой документ можно отправлять в любую государственную инстанцию, так как они будут приравнены к написанным собственноручно. При внесении любых изменений в документ электронная подпись исчезал, а документ перестает иметь юридическую силу.

Через день после подачи жалобы из личного кабинета информация о штрафах исчезла. Затем на мое имя пришло два ответа от отделений ГИБДД с информацией о том, что превышение скорости было у других водителей.

Кстати, если отправить документ без электронной подписи, то он так же был бы рассмотрен.

Оформление доверенности с помощью электронной подписи

Электронную подпись можно использовать для заверки любых значимых юридических документов. Например, исковых заявлений, запросов в государственные органы, объяснительных, трудовых договоров и договоров подряда. Такой способ отлично подходит для удаленных сотрудников, это намного упрощает взаимодействие.

При возникновении спора можно обратиться в суд со своей копией электронного документа. Отельные страницы документа перепечатать или внести в них какие-то изменения не получится, так как подпись заверяет в целом весь документ. При внесении любых изменений документ станет недействительным. Так как договоров мне не требуется заключать, то я решил попробовать оформить доверенность в простой форме, которая не требуется нотариального заверения.

Основное преимущество такой доверенности в возможности отправлять ее в электронном виде, например, по почте или в любом мессенджере. И нет никакой необходимости лично появляться там, где требуется предоставить доверенность. Кроме доверенности, электронной подписью можно заверить любой другой договор, например купли-продажи или займа. Эти документы будут иметь полную юридическую силу.

Доверенность я оформлял на получение почты и документов в государственных инстанциях. Я рассчитывал, что мой представитель с подобной доверенностью сможет получить без труда документы на мое имя. Для оформления доверенности я составил текст в вордовском документе.

После того, как текст доверенности подготовлен, документ требуется подписать. Сделать это можно через вкладку «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись».  В документе подпись можно проверить по действительности сертификата, а так же узнать точно время подписания документа.

Доверенность готова, но вот воспользоваться ей у меня не получилось. В госорганах моему представителю отказали в приеме доверенности по почте с аргументом «мы так никогда не делали». Но печатная форма без оригинала подписи (была только ее фотография) их устроила. Конечно, распечатывать документ, подписанный электронной подписью, довольно странное занятие. Но в российской реальности все пока работает вот таким образом.

 Итоги

В общем, электронная подпись, конечно, существенно упрощает работу с документами, особенно для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Но среди физических лиц она распространена еще мало.

Многие люди, в том числе и представители государственных органов, еще не понимают ее возможностей и сторонятся использовать. Надеюсь, что чем больше будет прецедентов использования, тем быстрее эта практика избавит нас всех от необходимости присутствия в определенном месте для подписания, стояния в очередях и так далее.