Чем заменить тайм-менеджмент, простая система планирования. Простой системой планирования будет удобно пользоваться особенно тем, кто работает сам на себя. Когда человек занят важным для него делом, то он занимается этим осознанно и намеренно. При этом такие намерения и планы устанавливают определенные ограничения на нашу свободу. А если этой свободы большое количество, то не всегда человек может заставить себя чем-то заниматься полезным. Для того чтобы человек добился каких-либо результатов, он должен быть вдохновлен делом.
Для достижения своих целей рабочий день человека должен быть структурирован определённым образом. При этом не каждый человек может построить свою работу по определенной системе.
Общие сведения
Есть книга автора Стивен Гайз, которая называется мини-привычки – макси-результаты. В этой книге автор описывает один из подходов к планированию времени, который является простым, и в тоже время продуктивным и гибким.
- В чём заключается система простого планирования
Большая часть известных систем планирования отличаются своей жесткой структурой, они являются трудоемкими или некоторые скучными. Даша очень популярные стратегии планирования времени при реализации их на практике показывают себя жесткими, и затратными в денежном плане. В таких системах иногда уходит больше времени на их управление, чем на реализацию самих дел и задач. Вышеуказанный подход блогера Газа будет проще, и более гибким. Описанная им система планирования временем состоит из двух элементов, это большой календарь и маркерная доска.
Календарь нам нужен для того, чтоб отслеживать улучшение показателей в привычках. Например, если перед человеком стоит задача каждые два дня читать по несколько страниц в книге и заниматься йогой, то при выполнении этого нужно поставить в календаре галочку. А на маркерной доске следует записывать остальные разовые мелкие дела, и задачи, которые повторяются.
Гайз выдвинул предположение развивать их на четыре категории
-
Задачи, которые постоянно повторяются. Сюда относятся полезные дела, которые нужно делать часто и постоянно, но возможно не каждый день. Сюда можно отнести и занятия спортом, уборку дома, просмотр корреспонденции.d
- Дела сегодняшнего дня. Сюда относятся разовые цели, которые нужно выполнить в течение дня. Сюда можно отнести отправку писем и посылок, важные звонки друзьям или по делу. Согласно теории Гейза, сюда не будут относиться те задачи, у которых есть конкретное время исполнения, например приём у врача. Он предлагает их фиксировать и записывать в календаре или в телефоне.
- Дела на ближайшее время. Сюда относятся задачи на ближайший месяц, на которые не нужно срочно уделять время и внимание. Например, это сделать фотографию для какого-то документа, обновить программу или дизайн сайта.
- Несрочные дела. В эту категорию можно отнести дела, которые вам нужно сделать не срочно, Например, в ближайший год или даже два. В качестве примера можно рассмотреть посещение какого-либо туристического места или города, фестиваля.
Вы можете составить список ваших дел, разделив их в таблице на несколько столбцов под названием: часто — сюда могут входить спортивная тренировка, уборка дома, ответ на письма, сегодня — это с кем-то созвониться по делу, сходить и забрать корреспонденцию или посылку, в графе скоро — можно отметить какие-то рабочие моменты, например, сделать дизайн сайта или пойти сфотографироваться для документов, и графа, что нужно сделать когда-нибудь, например, в ближайшем будущем, но неизвестно когда, вы собираетесь посетить Китай или Грецию.
Ежедневные дела
Каждый день можно делать небольшие 3 привычки. Желательно, чтобы привычки были простыми, чтобы у человека не возникло желания их отложить, если у него не хватает времени или заканчиваются силы. Так же, как, и ежедневные дела, можно отнести повторяющиеся задачи, например это работа за компьютером, и занятия спортом. Также к ежедневным делам можно добавить какие-то дела из графы скоро и когда-нибудь. Благодаря такому подходу вы будете учитывать и основные цели, но в тоже время сможете при необходимости поменять свои планы. Ежедневные нужно включить и разовые дела, если они появились. И в конце дня следует оценить себя и достигнутые результаты.
Система планирования времени Гайза предусматривает, что с ней можно не делать какие-либо дела из списка, таким образом можно освободить и побаловать себя. Потому что понятно, что каждый день человек не может быть одинаково продуктивным. Это связано с тем, что сложно жить, когда каждый день чётко структурирован, регламентирован. Жизнь человека должно быть динамичной, и не нужно загонять её в искусственные рамки, всегда должно быть место для импровизации.
В чём преимущество предложенной системы
Ежедневно нужно определять свои цели на день. Если этого не делать, то много времени может пропадать, то есть быть потрачено впустую. В пустую время может быть потрачено из-за того, что человек будет выбирать и решать, какие именно из большого количества идей воплотить в жизнь сегодняшним днем. Если на доске будет записан список, то смотря на него, проще и быстрее определиться и решить чем заняться.
Важно понимать, что успеха может добиться человек, который делает вещи для достижения крутого результата последовательно или ежедневно. Потому что единожды добиться какого-то крупного успеха может любой, но важно, чтобы это была стабильно и постоянно. Каждый день даёт нам много возможностей, и нужно использовать его как очередной шаг в достижении высот, и поставленных целей. Ваши действия должны быть продуманы, и шаги направлены в сторону достижения цели и получения нужного результата. Иначе может случиться ситуация, что выполняя какие-либо дела и совершая какие-нибудь действия, человек ходит кругами, и не приближается к достижению поставленных целей. Поэтому важно составить список из четырёх столбцов и прописать их на доске, и обретя полезные привычки, вы можете увидеть и понять, куда же вы движетесь.
Создатель этой системы планирования полагал, что стандартные системы планирования превращают человека в раба, потому что каждый день в одно и то же время нужно делать определённые дела, и это лишает человека выбора. Такой жесткий подход можно использовать, когда нужно развить новую полезную привычку. Но на постоянной основе это может быстро утомить, если это будет касаться разных сфер жизни. А вот составленный список идей и дел, когда есть возможность выбирать, даст почувствовать свободу выбора.
С такой системой планирования вы сможете предварительно оценить, какие шаги вам нужно совершить. Всегда могут возникнуть незапланированные обстоятельства и ситуации, но при этом у вас всегда будет свобода выбора, и вы будете чувствовать, что контролируйте ситуацию.
Поскольку в этой системе планирования в начале дня вы будете определять, какими делами займетесь, сможете их себе представить, как лучше их выполнить. Если в вашем списке дел на сегодня заняться спортом, отправить письма и посылки, и написать отчёт или статью, вы сможете грамотно и эффективно распределить время и свою энергию.
Почему система планирования будет эффективна
Главным секретом успеха системы планирования является её гибкость. Потому что в один из дней можно разрешить себе расслабиться и взять выходной. Это значит, что вы не будете делать дела из перечисленных списков дел на доске, а нужно будет выполнить несколько мини привычек. Разработчик этой системы Гайз считает, наличие такого количества свободы необходимым условием.
Он считает, что при такой системе планирования вы будете сами для себя являться эффективным начальником. Потому что сможете выбрать себе выходных столько, сколько захотите, а в остальное время будете работать более продуктивно и эффективно. По мысли автора, другие системы планирования не дадут таких возможностей, потому что они нацелены только на максимальный результат за короткое время, при этом абсолютно не учитывают самочувствие самого человека.
Оценка самого себя
Гайз считает, что лучшим способом мотивации является процесс оценивания себя. В данной системе планирования вы будете отчитываться перед самим собой, и вдохновляться. По прошествии дня нужно оценить свои действия с помощью какой-либо оценки. Например, учитывая своё самочувствие, вы сравниваете его с полученным результатом. И сможете поставить себе оценку, например четвёрку.
Важно честно оценить прошедший день, и оценить свои успехи. Если Вы довольны полученным результатом, затраченной энергии и силами, то вы идете по верному пути. Если полученный результат вас не устраивает, то значит нужно что-то менять в себе или в применяемой системе планирования.
