7 правильных советов о том, как все успеть и даже больше! Обзор +Инструкции +Видео

Как стать организованным и успевать делать все запланированное? Это очень актуальный вопрос для офисных сотрудников, фрилансеров, мам в декрете и после него, для руководителей, для студентов, для предпринимателей. Сложно, сегодня представить, наверное, человека, который бы не задавался этим вопросом хотя бы раз в своей жизни. Именно по этому сейчас становятся все больше популярными статьи, книги, видео о личной эффективности, тайм-менеджменте, избавлению от лени, преодолению прокрастинации. И мы каждый раз честно начинаем пользоваться тем, что узнали, но хватает нас на пару дней, а потом мы или забываем о методах, которые использовали, или они как будто становятся менее эффективными.

И тут появляется ощущение, что мы какие-то особенные, на нас стандартные технологии и методы, которые делают других людей эффективными, не работают.

Но это не так. На самом деле, все проходят через одну и ту же ситуацию

Я, например, перепробовал довольно много разных техник, технологий, методик и систем в плане самоорганизации, продуктивности, тайм-менджмента и преодоления прокрастинации. Первое время все идет прекрасно, ты чувствуешь подъем, твоя продуктивность повышается. Но через какое-то время наблюдается обратный эффект, продуктивность как будто становиться ниже. И ту начинаешь искать и придумывать новые методы. Каждый раз, сталкиваясь с подобной ситуаций, начинаешь думать о том, что действительно нет такой методики, которая работала бы для меня все время. Прошло много времени, пока я не понял простую мысль. Самый правильный путь сохранить высокую продуктивность, и есть создание новых методов продуктивности и их замена.

Просто так устроен наш мозг, оно довольно быстро привыкает к существующей ситуации и начинает искать новое. Новый способ действовать бодрит наш мозг и пробуждает его активность, но постоянное ее повторение приводит к тому, что это становится обыденной и монотонной привычкой, а, следовательно, ее эффективность снижается. Почему же так происходит? Потому что наш мозг склонен лениться.

Он просто запрограммирован на создание для нас спокойной жизни и защищает нас от опасностей. Поэтому, когда новый метод работы его перезагружает, ему передается сигнал об опасности и он начинает активироваться на действия. Поэтому наш мозг после многократных повторений одной и той же методики понимает, что его пытаются обмануть, что реальной опасности не наблюдается, а, следовательно, возвращается в режим привычного функционирования.

Поэтому обучение, тестирование и обновление методик продуктивности на себе – наше все. Так шансов стать продуктивнее гораздо больше, чем ничего не делая и коря себя за то, что ты такой особенный и тебе ничего не подходит.

Так куда же уходит наше время?

Говоря о продуктивности и о желании все успеть, важно для начала разобраться, на что же мы тратим наше время. Если вы один день уделите том, что посмотрите со стороны, куда уходит ваше время, то удивитесь, сколько времени вы проводите в бесконечных разговорах по телефону или с коллегами, просмотр фоточек в инстаграмме, поиск чего-то полезного и интересного в интернете, в процессе выкуривания сигарет в курилке с коллегами.

Все это само по себе в перерыве между рабочими делами вы считаете отдыхом, но на самом деле эти дела не только забирают время, но и забирают ваше внимание и концентрацию, вам становится сложнее сосредоточиться на чем-то действительно важном. Это не говоря уже об эффекте залипания, когда одно видео на ютубе, которое вам прислали посмотреть, превращается в часы просмотра контента, который вам был абсолютно не нужен. Этим все, кончено, важно и нужно занимать, что бы не чувствовать себя роботом, но выделяйте для этого строго отведенное время и придерживайтесь его.

Вот несколько реально работающих техник и лайфхаков, тщательно отобранных мной на просторах интернета и из десятков прочитанных книг по этой теме. Что – то я уже успел попробовать на себе, а что-то еще ждет своей очереди.

Методика «Ежедневный пакет продуктивности»

Эта техника уникальна, она борется сразу с несколькими аспектами не продуктивности, поэтому она состоит из нескольких этапов. Она точно поможет вам повысить свою дневную продуктивность, просто потому, что, как минимум мне она помогает.

1. Программирование мозга, это единственный шаг, который нужно сделать до наступления нового дня. Вечером запишите все дела, которые нужно выполнить завтра. Подумайте о том, что вы сможете сделать только 2-3 дела, которые занимают больше 2 часов, если дела занимают меньше времени, то все равно стоит ограничить количество дела 5-7 пунктами. Главное при планировании, не будьте оптимистичны, не планируйте все время, оставляйте резервы в 40-50% для непредвиденных обстоятельств. Прочитайте этот список пред сном и представьте, как будете выполнять эти действия, выберите оптимальный порядок их выполнения. Так вы запрограммируете мозг на эффективный завтрашний день. Ваша завтрашняя продуктивность начинается сегодня.
2. Утренняя зарядка. Банально, но факт. Утром надо посвятить 15 минут простым упражнениям их йоги, или детской гимнастики, чтобы размяться и освежиться. Это важно не только для того, чтобы проснуться, но и для того, чтобы активировать кровообращение, а, следовательно, и мыслительную активность.
3. Упражнения для ума. Это может быть 10-20 минут простой медитации. Это могут быть игры на развитие когнитивных способностей, о которых мы уже говорили вот тут. Это могут быть упражнения из нейробики, например, вот такое. Возьмите лист бумаги, напишите на нем какое-то длинное слово, потом напишите это справа налево, то есть в буквы будут располагаться в обратном порядке, затем поменяйте руку и проделайте то же самое не ведущей рукой. Напишите так еще с десяток слов, и вот ваш мозг готов уже активно работать.
4. Метод спешки – заставьте себя искусственно торопиться. Начните максимально быстро собираться на работу, или готовить рабочее место, представьте, что у вас есть всего 2-3 минуты, за которые вам нужно успеть, все сделать. Это запрограммирует ваш мозг и тело работать быстро, нечего не откладывать и везде успеть. Даже если сначала это будет выглядеть как игра, потом этот ритуал станет для вас вполне естественным.
5. Сохранение выработанной продуктивности. Большинство из нас после обеда наблюдает определенную сонливость и упадок активности и мотивации. Как правило, это связано с древними инстинктами. Когда на Земле люди жили в пещерах и охотились на диких животных, у них было два основных инстинкта – не умереть от голода и размножаться. Древний человек шел охотиться на мамонта, когда проголодается, возвращался домой в пещеру, где ему готовили то, что он принес, а после трапезы он отдыхал до момента того, как снова проголодается.
   

   После обеда большая часть энергии уходила на процесс переваривания. Получается, что нас мозг работает лучше в состоянии голода, так заложено природой, чтобы можно было найти то, чем можно прокормить себя и свое племя. Не смотря на то, что времена изменились, человеческий организм остался тем же и так же требует отдыха после приема пищи. Парадокс в том, что года человек голоден он думает только о еде, и не хочет работать, а когда сыт, то он не хочет работать, так как занят перевариванием пищи. Что же тогда делать? Ответ в золотой середине – не надо ни голодать, ни наедаться, есть умеренно. На обед ешьте меньше, чем обычно, можете оставить часть обеда на полдник. Такое питание не даст 100% насыщения нашему мозгу, и он не войдет в режим расслабления.

6. Метод 20 минутного сна. Постарайтесь выделить 20 минут на дневной сон, просто положите голову на стол и поспите. Если у вас нет полноценной возможности поспать, то просто закройте глаза и отдохните, в это время вы можете слушать музыку. Это даст вам дополнительное количество энергии на остаток дня.
7. Эффективный отдых. Суть его в том, чтобы еще в начале дня определить конец вашего рабочего дня и придумать, каким любимым делом вы займетесь после продуктивной работы. Просто не работать это не то же самое, что отдыхать. Не работать – это всего лишь перерыв, а не отдых. Отдых должен вас отвлекать от этого мира, переносить вас в другой, чтобы возвратившись, вы стали обладателем более ясного и бодрого разума.  Это может быть просмотр интересного фильма, сериала, игра в любимую игру, встречи с друзьями, время на личные увлечения и хобби, занятия спортом. Предвкушение чего-то приятного в конце рабочего дня заставляет ваш мозг хотеть завершить все рабочие дела максимально быстро, чтобы вы могли без угрызения совести погрузиться в ваш отдых, наслаждаясь продуктивно проведенным днем.

И еще 8 простых лайфхаков, как успеть все в течение дня

1. Планирование – это первый и самый важный секрет продуктивности. Если выписать все, что нужно сделать за день накануне единым списком, то шансы выполнить основную часть дел резко повышаются. Просто мы перестаем тратить силы и энергию на мысли о том, что сейчас сделать, что важнее сделать, а ничего ли я не забыл и так далее. А просто идем по списку и выполняем запланированное шаг за шагом.  При планировании важно понять для себя, сколько займет выполнение каждого дела, прикинуть вмещается ли запланированное в один день, при этом не стоит забывать о резервах времени на непредвиденные обстоятельства (незапланированные дела, встречи, звонки). Начиная планировать, на форс-мажоры стоит оставлять 50-60% времени, когда вы поймете картину своего дня наглядно, это время можно будет корректировать в зависимости от особенностей вашей работы. В конце дня планируйте день на завтра. Это поможет структурировать то, что вы уже сделали сегодня и запрограммировать свою продуктивность на завтра. Кроме того при подготовке к завтрашнему дню стоит уделить внимание наведению порядка на  рабочем столе. Работа за чистым столом на порядок повышает продуктивность.
   
2. Приучите себя вставать рано и организовывать себе бодрое продуктивное утро. Вообще наш организм готов к бодрствованию примерно с 5-6 утра. Конечно, без подготовки настроя вставать в такое время довольно сложно, да и не всем биоритмам это подходит. Но организовать себе с утра 1-2 часа дополнительного времени вполне реально каждому. Утром наша продуктивность и сила воли выше, поэтому мы способны сделать гораздо больше задач, в том числе и стратегических, которые давно откладываем в долгий ящик. И еще одно обязательное условие – высыпайтесь. Недосыпы негативно сказываются на вашем здоровье, работоспособности и настроении. Для этого возьмите себе за привычку отказываться за 2 часа до сна от использования каких-либо мониторов (телевизора, компьютера, планшета, телефона), они негативно влияют на процесс засыпания. А спать лучше отправляться в 22-23 часа, в это время шансы выспаться и отдохнуть на порядок повышаются. Один час сна до полуночи равен по эффективности двум или даже трем после.
3. Объединяйте похожие дела – отвечайте на письма оптом, последовательно звоните по всем контактам в выделенное время, разбирайте входящие бумаги один раз в день и так далее. Так наш мозг настроится быстрее на выполнение однотипных действий и сделает их в более короткое время с большей эффективностью.
4. Кладите вещи на место, это не занудство, это здравый смысл. Вы не представляете, сколько времени можете потратить на поиск одной нужной вещи в пространстве хаоса. Выбирайте место для каждой вещи, исходя из того, где вы ее чаще всего пользуетесь. Так ее и достать будет быстрее, и отправить на место, как только вы ими попользовались.
5. Расставляйте приоритеты. Составляя список дел на день, помните про приоритеты, сначала должны выполняться дела, которые являются важными и работают на достижение ваших больших целей, а затем уже все остальное и в самом конце списка должны быть развлечения и удовольствия. Планируя список дел на день, помните, что среди ваших приоритетов хотя бы одно дело должно действительно доставлять вам удовольствие и быть приятным, иначе вы рискуете так и не приступить к выполнению списка.
6. Откажитесь от многозадачности. Наш мозг не способен работать сразу над несколькими задачами в одну единицу времени, он все равно будет переключаться сначала на одно дело, потом на другое. Кажется, что это миллисекунды, но на самом деле, чтобы вернуть мозг в состояние активной работы над задачей ему нужно минут 15, чтобы вспомнить и восстановить весь предыдущий контекст и начать продуктивно работать над выбранной задачей.
   

   Возвращаться к одной и той же задачи два и более раз сегодня непозволительная роскошь, поэтому возьмите себе за привычку доделывать дело до конца и не отвлекаться на другое. При попадании вашего внимания на какую задачу или вопрос, решайте его сразу, передавайте кому-то или удаляйте раз и навсегда.

7. Говорите «Нет». Не бойтесь использовать это слово, чтобы отказаться от того, что для вас не является важным и приоритетным. Когда вы произносите четкое «нет» новым задачам, проектам, обязательствам, вы говорите твердое «да» свои целям и имеющимся проектами. Что для вас важнее? Учитесь произносить твердое «нет», исследования ученых в Калифорнийском университете показало, что люди, которым сложно отказывать другим в их просьбах, чаще всего подвержены стрессам, депрессия, эмоциональному и профессиональному выгоранию. Так что твердое «нет» — это способ повысить свою продуктивность, настроение и справиться в срок с уже взятыми на себя обязательствами без лишних нервов.
8. Выпадайте из социальной жизни. Берите выходные, отключайте все уведомления, гаджеты, телефоны, интернет, и просто отдыхайте. Лучше, если для этого вы выберитесь на природу, за город. Вероятнее всего ничего критического за это время не случиться, зато вы прекрасно перезагрузитесь и настроитесь на новую волну продуктивности.  Если опасаетесь пропустить что-то действительно важное, то оставьте свой контактный телефон одному человеку, и попросите при необходимости связаться с вами только в конкретных ситуациях.

Эти простые лайфхаки сделают ваш день на порядок продуктивнее. Пробуйте, внедряйте, делитесь впечатлениями в комментариях.