Как сократить рабочий процесс, чтобы было время для личной жизни

Пять способов, как найти время для личной жизни, если вы всё время на работе

Каждый человек проводит большую часть времени на работе. У кого-то график работы с 9:00 утра до 18:00 вечера и два выходных дня в субботу и воскресенье. А есть те, кто занимается предпринимательской деятельностью, бизнесом, и у них график работы совершенно другой. Если полностью всё своё время уделять работе, то семья, при её наличии, будет обделена временем и вниманием. А если больше времени уделять семье и личной жизни, то начинает страдать бизнес, могут быть убытки.

Однако есть такие директора и руководители бизнесов, которые приходят на работу к 8:00 или 9:00 утра, и уходит домой в 17:00 часов. Для того чтобы правильно организовать свой рабочий день и такое было возможно, нужно правильно организовать процесс делегирования и наладить бизнес процессы.

Делегирование полномочий и задач

Для начала нужно понять, какие именно задачи можно делегировать своим коллегам и подчиненным. Нужно составить список ваших основных обязанностей. Например, это юридические и финансовые вопросы, организация отдела закупок, подбор и управление персоналом, текущее рабочее управление, составление стратегических задач на будущее, работа по поиску клиентов и компаний-партнеров. Конечно, это достаточно общий список задач любого бизнеса, поэтому каждый директор или руководитель должен составить подробно список своих должностных обязанностей. Будут и такие задачи, которые вы не сможете или не захотите никому делегировать. Как правило, руководители сами занимаются составлением стратегических планов на будущее или решают, какие организации будут являться их партнёрами.

Дальше нужно будет решить, кому именно вы будете делегировать свои полномочия, кто будет заниматься решением каждой задачи. Это могут быть как сотрудники вашей фирмы, так и специалисты, с которыми вы заключаете договор. Это может быть привлеченный юрист или бухгалтер, дизайнер и другие специалисты. Сторонний сотрудник может понадобиться в том случае, если знаний и компетенций вашего персонала не хватает для выполнения новых обязанностей, или они слишком загружены работой.

При делегировании задач и полномочий важно чтобы сотрудник понимал, какую зону ответственности он будет нести. Нужно доступно объяснить сотруднику, каких результатов работы от него ждут, с кем он должен для этого взаимодействовать, какие рабочие процессы производить. Также человек должен четко знать и понимать, какие решения он имеет право принимать самостоятельно, а какие задачи нужно обязательно обсудить с руководителем. При решении текущих вопросов и задач, сотрудник должен знать, к кому обратиться с вопросом, чтобы ему точно ответили.

Ошибки при делегировании полномочий

Ошибки при делегировании полномочий

При делегировании важно не делать некоторых ошибок. Например, не стоит делегировать свои полномочия друзьям и знакомым, потому что вам нужен специалист, а не просто хороший человек. Не стоит передавать свои полномочия плохим сотрудникам или специалистам, не стоит на них экономить, иначе результат будет отрицательным. Если вы делегировали какую-то свою обязанность, то не нужно её делить этим человеком, теперь это его работа.

По прошествии определенного времени следует производить контроль сотрудников, таким образом, будете уверены в результате. Если по результатам работы кто-то не справился со своими обязанностями, и при этом не хочет работать лучше, то стоит распрощаться с таким сотрудником. Также при делегировании полномочий важно понимать насколько сложные задачи вы передаёте, насколько данный сотрудник загружен текущей работой, и за хорошие результаты можно и наградить человека. Также помните, что при делегировании полномочий нужно вникнуть в процесс, только тогда будет качественный результат. Также руководитель не должен делегировать стратегически важные задачи, от этого зависит успешность и продвижение вашего бизнеса, это должно быть у вас под контролем.

Автоматизация рабочих процессов и контроль удалённо

Если вы сможете произвести автоматизацию рабочих процессов, то сможете освободить свое время для личной жизни.

Для автоматизации бизнеса и работы есть доступные инструменты. Есть специальное приложение мобильное предприятие, оно даст возможность не пропустить важные звонки клиентов, вести контроль работы своих сотрудников, удалённо решать конфликты и непонятные ситуации, вести бюджет на рекламу.

Данное приложение подойдёт для контроля и управления маленьким и небольшим бизнесом, с планшета или смартфона из любого удобного места.

Есть система CRM, это система управления продажами. Вести учет продаж с помощью таблицы Excel неудобно, такая система намного эффективнее. CRM дает возможность отслеживать все продажи, остатки товара на складе, понесенные расходы, расходы на рекламу, управление потоком клиентов и другие аспекты бизнеса.

Интернет-бухгалтерия позволяет удаленно следить за денежными потоками, отправлять партнерам счета, отслеживать оплату, формировать отчёты. Есть разные виды интернет-бухгалтерии, это Моё дело, Небо, Эльба. Также есть продукты компании 1С, их можно не только купить, но и арендовать такие сервисы.

Есть специальные программные решения для электронной почты, для работы с социальными сетями, и бизнес телефония.

Сокращение времени работы в офисе

Можно попробовать сократить время своего пребывания в офисе и участие в бизнесе. Можно организовать работу вне офиса, то есть работать удалённо, и организовать таким же образом работу своих сотрудников. Плюсом данной ситуации будет то, что вы сможете сэкономить на аренде. В данном случае нужно будет решить ряд вопросов, например как лучше сохранить документы и где, в тоже время, чтобы к ним был доступ. Также нужно будет определиться средства управления проектами, выбрать удобное приложение.

Также в договоре нужно будет прописать часы работы в офисе, и время удалённой работы. В этом случае при постановке задач себе или своим сотрудникам важно указывать четкие сроки их выполнения. Все результаты работы нужно обязательно отражать в системе. Для общения с сотрудниками коллегами и партнерами нужно наладить работу и общение в мессенджерах. Для подведения промежуточных итогов, и решения оперативных отчетов следует проходить онлайн-конференции. Также своих сотрудников нужно постоянно обучать, и обновлять их знания. И по результатам работы сотрудников также нужно премировать.

При этом не стоит верить слухам, что удаленных сотрудников нельзя контролировать, что они не дают никакого результата, и это неэффективно.  Все эти вопросы решаемы, не нужно следить за работниками, а нужно смотреть на результаты их работы. Если видно, что сотрудник работает неэффективно, то его всегда можно заменить. Можно создать защищённое корпоративное облако, и хранить в них данные, это будет безопасно, как локальная сеть.

При делегировании задач и полномочий важно чтобы сотрудник понимал, какую зону ответственности он будет нести

Границы и приоритеты

Важно установить баланс между профессиональной и личной жизнью, однако на практике это достаточно сложно. Некоторые советуют проводить черту с помощью ритуалов. Например, некоторые руководители крупных компаний, приходя домой сразу снимают рабочую одежду и надевают домашнюю. Если же вы работаете удалённо, то дома должно быть специально отведенная для этого зона, чтобы можно было с неё пересесть на любимый диван, и почувствовать время отдыха. Также должны быть вещи и предметы, которые помогают вам переключиться из одного режима в другой, например книга, любимая собака с которой вы гуляете, или другая привычка.

Для того чтобы работа и личная жизнь друг другу не мешали, нужно расставить приоритеты. Надо сказать, что у всех людей цели и приоритеты разные, не нужно ориентироваться на других окружающих людей. Свой личный график нужно выстраивать исходя из того, что важно именно для вас, например, самостоятельно водить детей в школу или садик, посещать бассейн или врача в определённое время. Некоторые работодатели идут навстречу сотрудникам, главное открыто об этом разговаривать.

Работать продуктивнее

Вашей целью номер один должно быть работать не большее количество времени, а более продуктивно,  значит с большим результатом.

Сейчас есть определенная тенденция, когда на работе человек часто задерживается и перерабатывает, также некоторые выходят на работу в выходной день. Это вредно для здоровья. Даже если мы думаем, что если задержимся после работы на несколько часов, то успеем всё доработать, но это обман. Чем больше мы работаем и задерживаемся на работе, тем больше уменьшается продуктивность работы. Потому что, закончив одно дело, обязательно появится следующее.

Поэтому нужно помнить, что лучше работать не больше, а лучше, то есть с головой. Главное выстраивать правильно приоритеты, на каждую задачу выделять только определенное время. Важно помнить, что не нужно  делать несколько дел одновременно, и при этом не отвлекаться на посторонние дела и сообщения. Потому что обычная привычка отвлекаться по мелочам отнимает много времени.

Не следует относиться к себе слишком требовательно, и давить на себя. Некоторые психологи утверждают, что излишний перфекционизм вредит саморазвитию. С каждым месяцем на работе у нас появляется всё больше задач и обязанностей, и нам сложно делать их самым лучшим образом. Поэтому иногда ситуацию нужно отпустить, и чем-то пожертвовать. Если поздно вернулись с работы, и у вас нет сил и времени готовить ужин, то не нужно себя за это ругать, можно купить еду по пути домой.

Будет ошибкой думать, что изменить свой образ жизни и правильно расставить приоритеты можно быстро, здесь требуется сила воли и время. Чем больше этого хотите, тем больше шансов это осуществить. Например, уходить вовремя из офиса нужно постепенно, например, для начала один день в неделю, потом чаще.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Михаил Долгий / автор статьи
Привет, это мой блог о развитии, целях и финансовой свободе. Занимаюсь онлайн проектами, путешествую по миру с семьей, развиваюсь и достигаю целей, инвестирую несколько лет в акции компаний. Лучшая благодарность ваши мысли в комментариях по данной теме! Удачи и успехов вам!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Достижение целей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Это не спам.