Отпуск – это самое замечательное время года. Кроме тем ситуаций, когда отдыхает кто-то другой, а вы в это время выполняете его обязанности.
С точки зрения законодательства этот вопрос работодателями может решаться по-разному. Хорошо бы это, кончено, выяснить на этапе устройства в компанию. Это может быть временный перевод на ставку другого сотрудника, совместительство с другими обязанностями, найм внешнего совместителя или фрилансера или совмещение должностей.
Самый неудобный вариант для работодателей – это найм совместителей, как внешних, так и внутренних.
Когда идет сезон отпусков
Это не только процесс поиска кандидатов на короткий срок, но и заключение трудового договора, и подписание еще кучи дополнительных документов. При временном переводе сотрудник перестает выполнять свои обязанности и выполняет только обязанности того, кто ушел в отпуск до момента его возвращения. Документально это оформляется соглашением сторон.
При совмещении должностей замещающий сотрудник не освобождается от выполняемой работы, а получает дополнительные обязанности того, кто ушел в отпуск. Трудовой кодекс говорит там, что поручить выполнение дополнительных обязанностей возможно только при письменном согласии работника с предоставлением дополнительной оплаты (статья 151 ТК РФ). Но, как показывает практика, поручают и без согласия, и без оплаты.
Чаще всего, конечно, используется управленческое решение, что «пока Вася отдыхает, Петя выполняет его обязанности».
Сезон отпусков – это та еще горячая пора и сильная головная боль для всех, кто в это время остается в офисе. Как пережить это время без ущерба производственному процессу и собственному здоровью, читайте в этой статье.
Естественно, что когда кто-то выпадает из рабочего процесса по той или иной причине, то нагрузка падает на коллег. В такой ситуации чаще всего приходиться работать в режиме аврала. Для того, чтобы остаться в живых, сохранить энергию на все процессы и не сойти с ума, важно использовать определенные техники и приемы. Естественно, что долгое время в таком стрессе работать не стоит, но пару недель или даже месяц они помогут продержаться.
Определитесь с мотивацией
Мотивация наше все, особенно в аврале и стрессе. Поэтому начните с составления списка причин, для чего вам это все нужно делать. Смыслы, которые вы найдете, помогут вам справиться с нагрузкой. Ниже примеры некоторых смыслов, которые мне удавалось найти в подобные сложные периоды.
Естественно, что у вас они будут свои, но какие-то идеи спокойно можно «своровать»:
- Это часть моей работы, я ее выбрал осознано,
- Это для меня вызов научиться чему-то новому и проверить себя в экстремальной ситуации,
- Это часть моих договоренностей с руководителем, во время моего отсутствия кто-то будет выполнять и мои обязанности,
- Если я не буду это делать, то пострадают все – коллеги, клиенты, бизнес,
- Это будет еще один пункт о достижениях в портфолио или резюме,
- За это мне заплатят дополнительно или компенсируют каким-то другим образом (выходной, премия, дополнительные часы отдыха и так далее)
Выясните круг своих новых обязанностей и сроки их выполнения
Дополнительная нагрузка непременно приведет к тому, что вам придется перестроить ваш рабочий график и потрать гораздо больше энергии, чтобы все успеть. Естественный выход – это увеличение рабочего времени в офисе. Но это не самый лучший вариант, так как вы за меньшее количество времени отдыха вряд ли сможете восстановиться для новой порции нагрузки на завтра.
Подумайте о том, как эффективнее распределить рабочие задачи в течение дня. Что можно автоматизировать, что делегировать, что отложить на другой день без потери качества, а от чего вообще на время можно отказаться. Составьте подробный список обязанностей на время замещения другого сотрудника и попробуйте равномерно распределить нагрузку. Запросите у коллег, уходящих в отпуск, подробную информацию по текущим проектам, возможные непредвиденные запросы, а так же все шаблоны документов и экстренные телефоны для связи. Отлично будет, если они предоставят вам подробные инструкции по действиям в рамках текущих проектов.
Если вы понимаете, что не справляетесь, то поставьте в известность заинтересованных лиц и перенесите сроки.
Конечно, нет никакой гарантии, что все пойдет четко по вашему плану. Вероятнее всего, что случиться что-то неожиданное и нарушит все. К этому нужно быть готовым и иметь план действий на этот случай. Главное, что стоит сделать — это уведомить заинтересованных лиц о форс-мажоре и договориться о следующих контрольных сроках или точках в проекте.
Помните про отдых и перерывы в работе
Чем дольше вы работает без перерыва, тем ниже ваша продуктивность и эффективность. Поэтому организуйте своевременные перерывы. Сделать это можно с помощью таймера Помодоро, который в автоматическом режиме напомнит вам о необходимости отдохнуть и переключиться. Либо воспользуйтесь простым будильником или таймером на телефоне.
Качественный отдых
Работа и отдых должны качественно отличать друг от друга. Причем делать это надо решительно и по расписанию. В 18.00 закрываете ноутбук и идете отдыхать. В эмоционально вымотанном состоянии толку от вас все равно будет мало. Зато ваш мозг будет точно знать, что все срочное нужно закончить до часа Х. Ваш отдых должен отличаться от работы. Если много работаете за компьютером, то идите гулять на улицу, если во время работы общаетесь с людьми – то помедитируйте, порисуйте или просто побудьте в тишине. Если работаете с документами, то идите общаться с друзьями. После интенсивной работы постарайтесь минимизировать воздействие внешних раздражителей – не залипайте в соцсетях или телевизоре, не читайте, не обсуждайте эмоциональные темы. Чем меньше будет получать информации извне, тем быстрее восстановитесь.
Помните о физической активности
Физические упражнения способны частично снять эмоциональное и психологическое напряжение. Кроме того, физическая активность улучшает снабжение мозга кислородом, что положительно сказывается на его работоспособности.
Пейте больше
Я сейчас про обычную воду, а не про алкоголь или стимуляторы. Отсутствие воды в организме приводит к возникновению головных болей, снижению работоспособности и негативному эмоциональному фону. Поэтому всегда имейте доступ к чистой питьевой воде. От кофе и алкоголя стоит вообще отказаться, они часто приводят к изменению сердечного ритма и сухости во рту. В общем, приятного мало. Кроме того, кофе блокирует деятельность аденозина, который отвечает за передачу информации об утомлении организма в мозг, что приводит к повышенной утомляемости.
Итак, для того, чтобы выжить во время исполнения обязанностей отдыхающих коллег важно:
- Определиться с мотивацией и понять для чего вам это все,
- Понять четкий круг обязанностей, который на вас ложиться, и время их исполнения,
- Пересмотреть свой график и оптимизировать работу с учетом новых функций,
- При форс-мажорах извещать своевременно заинтересованных лиц,
- Помнить о балансе работы и отдыха,
- Пить много воды и заниматься физическими упражнениями.
Главное помните, что отпуск коллег рано или поздно заканчивается.
