Канбан-система или как выполнять дела в срок? Обзор +Видео

Методов организации своей продуктивности и организации работы в группах существует большое количество. Сегодня хочется рассказать о таком, на мой взгляд, недооцененном методе, как Канбан.

К сожалению, о нем мало говорят, хотя он подходит практически для любой сферы деятельности и для организации работы любой специфики. От производства автомобилей до организации творческих процессов и интеллектуальной работы. Основная цель канбан-метода – это удовлетворение ожиданий заказчика о работе. Изначально канбан был ориентирован на IT-проекты.

Впервые он был презентован в 2005 году Дэвидом Андерсоном в Майкросовт и Корбис. Но широкое распространение получил лишь в 2007 году.

Терминология и общие сведения

Канбан как термин для управления проектами имеет в своей основе принципы, которые были применены на заводах Тойоты. Там Канбан представлял собой организацию бережливого производства, ориентированное на выполнение заказов точно в установленный срок. В переводе с японского «канбан» означает «карточка» или «сигнал». В производстве автомобилей такие карточки использовались для передачи информации о заказе, сроках и количестве необходимых деталей от одного участка производства к другому.

Такой подход помогает экономно использовать ресурсы, не создавать дополнительных остатков на складе и экономить на издержках логистики и хранения деталей. Например, заводу требуется изготовить пять автомобилей к определенному сроку. Для этого на карточках каждого этапа фиксируется, сколько деталей понадобиться, сколько колес, покрышек, литров краски и так далее. Далее карточки передаются на этапы, где уже запрашивается требуемое количество расходников для выполнения задачи «произвести пять автомобилей к такой-то дате».

Канбан –метод управления сегодня это больше об организации интеллектуального труда, хотя принцип «точно в срок» продолжает сохраняться и сегодня. Канбан при организации интеллектуального труда помогает создать некую визуализацию процесса работы. Согласитесь довольно сложно представить этапы работы маркетолога над определенной идей продукта или продвижения или этапы написания кода программистами. Использование метода Канбан помогает сделать такую работу более осязаемой, а так же сокращает количество незавершенных действий. Именно это и дает возможность говорить о сроках создания продукта или услуги для заказчика.

Сегодня метод Канбан уже применяют в своей работе такие компании как Альфа-Банк, ХоумКредит Банк, Додо-пицца, HeadHunter, Microsoft, Siemens, Blizzard Sports и многие другие компании.

Визуально канбан представляет собой интерактивную карту занятости (она может быть как индивидуальной, так и групповой, если над одним проектом работают несколько человек). Самый простой и популярный вариант – это доска со стикерами, которая позволяет контролировать движение проекта по этапам и прогноз выполнения работы «точно в срок». Такой наглядный способ дает возможность видеть все дела, расставлять приоритеты и оценивать текущий прогресс. Это дает нам возможность концентрироваться на главном и не отвлекаться от второстепенных задач и проектов, кроме того дает возможность оценить собственную занятость в данный конкретный момент и не брать на себя обязательства, которые будет сложно исполнить.

Ценности системы Канбан

  • Прозрачность,
  • Баланс,
  • Сотрудничество,
  • Клиентоориентированность,
  • Поток,
  • Лидерство,
  • Согласие,
  • Уважение,
  • Понимание.

Такой наглядный способ дает возможность видеть все дела

В системе действуют несколько основных правил и принципов:

  • Визуализация рабочего процесса, что помогает видеть реальную загрузку и своевременно ее регулировать.
  • Начинайте с той ситуации, которая есть сейчас.
  • Договоритесь заранее об этапах прогресса.
  • Ограниченное количество задач для активной работы. Чем больше задач в работе, тем меньше вероятность, что все они будут выполнены качественно. Это как жонглер с тарелочками, чем больше тарелочек – тем больше вероятность падения.
  • Уменьшайте количество незавершенных задач.
  • Уточняйте заранее потребности и ожидания клиента.
  • Управляйте работой и давайте сотрудникам возможность организоваться самостоятельно.
  • Соблюдайте правила, чтобы улучшать результаты.
  • Практикуйте петли обратной связи.
  • Совершенствуйте систему и добивайтесь большего прогресса.

Петли обратной связи

О каденциях или петлях обратной связи в Канбане стоит рассказать подробнее, так как это довольно важный элемент всей системы, во многом определяющий ее эффективность. Канденции в Канбане – это регулярные встречи для обсуждения движения по проектам. Их регулярность и задает ритм работы.

Выделяют всего 7 канденций в системе:

  1. Ежедневные митинги для обсуждения статуса заблокированных задач.
  2. Встреча для получения новых задач и обязательств. Как правило, проводиться один раз в две недели. На подобных встречах определяются обязательства по задачам как предоставление качественного сервиса для клиента.
  3. Встреча для планирования поставки. Так же проводится раз в две недели и является обратной предыдущей, на ней возвращаются взятые обязательства.
  4. Встречи для обсуждения качества предоставляемых услуг. Проводиться раз в две недели. На ней осуждаются качественные и количественные показатели сервиса и возможности для его улучшения.
  5. Операционная встреча, как правило, проводиться раз в месяц. На ней обсуждаются качественные характеристики взаимодействия разных отделов сервиса.
  6. Встреча – обзор возможных рисков. Проводиться ежемесячно для обсуждения возникновения возможных рисков от заблокированных задач для предоставления качественного сервиса.
  7. Стратегическая встреча проводиться раз в квартал с целью обсуждения стратегии развития.

Варианты ведения канбан-доски

Как я уже сказал, что наиболее простой вариант – реальная доска со стикерами. Но это может быть и магнитная или пробковая доска, стена, холодильник, ежедневник или специальная программа на компьютере или телефоне (например, Trello, KanbanFlow, Kanbanote и другие). Главное, чтобы в выбранной системе было три основных колонки – «Задачи», «В процессе» и «Сделано». Колонки заполняются стикерами или надписями. Это дает возможность с одного взгляда понять, степень загрузки.

Основная система может быть дополнена дополнительными колонками на ваше усмотрение. Например «Ожидание» — для дел, которые требуют активности других людей. «Отдых» — для дел, которые вы будете выполнять в моменты перерывов. Система работает просто – вы переносите стикеры или переписываете записи из одной колонки в другую, как только дело меняет свой статус.

В момент переноса задачи в колонку «Сделано» мозг получает награду в виде порции дофамина за маленькую победу, что дает ему еще мотивации на следующие задачи. Со временем работы в канбан-системе вырабатывается привычка завершать одну задачу полностью и только потом переходить к другой. Что в идеале должно привести к тому, что количество незаконченных дел будет стремиться к нулю.

Основная сложность в работе с канбан-системой на первом этапе – это необходимость определить количество задач к выполнению на день. К сожалению, тут универсального ответа не существует, так как и люди все разные и задачи все разные. Поэтому выяснить это можно только одним единственным путем – на практике. И даже в этом случае цифра может меняться в зависимости от сложности выбранных задач, вашего настроения и физического состояния. Начинайте с минимального количества задач, а затем постепенно повышайте планку. Такая система позволит еще вам отследить зависимость эффективности от настроения, стресса и других внешних факторов, а это само по себе будет хорошей защитой от профессионального выгорания.

Определение приоритетов в Канбан-системе

Для выделения приоритетных задач рамках канбан-системы используются классы обслуживания. Класс обслуживания может быть присвоен определенной работе, задаче, клиентов или проблеме, которая мешает эффективной работе.

Визуально канбан представляет собой интерактивную карту занятости

Выделяют 4 основных класса:

  • Ускоренный класс – своеобразная реанимация или скорая помощь, требует немедленного реагирования, задача/проблема/вопрос должен быть разрешен прямо сейчас или как можно оперативнее.
  • Класс с определенной зафиксированной датой – задача должна быть решена к определенной дате, иначе возникают дополнительные расходы или обязательства.
  • Стандартный класс – стоимость просроченной задачи пропорциональна использованному времени. Чем раньше будет выполнена задача, тем больше будет прибыли.
  • Нематериальный класс – задача к исполнению, но существенной прибыли не приносит, цена невыполнения растет довольно медленно. К такому классу можно отнести отправку не срочной документации – можно не отправить сейчас, но через пару месяцев придется на отправку потрать полдня.

Как вам такой метод планирования и организации деятельности и работы над проектами? Поделитесь своими размышлениями в комментариях.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Михаил Долгий / автор статьи
Привет, это мой блог о развитии, целях и финансовой свободе. Занимаюсь онлайн проектами, путешествую по миру с семьей, развиваюсь и достигаю целей, инвестирую несколько лет в акции компаний. Лучшая благодарность ваши мысли в комментариях по данной теме! Удачи и успехов вам!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Достижение целей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Это не спам.