Бывало у вас такое, что вы уходите с работы часов в шесть-семь вечера и вспоминаете, что должны были сегодня позвонить в банк. А время уже поздно. Вы переживаете, но думаете, что завтра точно позвоните утром, как только придете в офис. Завтра о том, что вам нужно позвонить в банке вы вспоминаете в обед, потом как только вы хотите это сделать, вас отвлекает звонок, коллега, сообщение на телефоне. Вы себе обещаете позвонить в банк, как только разберетесь с этим делом. А потом вы зависаете в телефоне, потом начинаются срочные рабочие дела, звонки, клиенты. И вот время шесть и вы понимаете, что опять вы не позвонили в банк. Расстраиваетесь и идете домой.
А дома вам опять напоминают, что вы что-то забыли, купить продукты, выбросить мусор, заказать билеты.
Общие сведения
И вся жизнь вот так под давлением внешнего мира и в тисках стресса невыполненных обязательств. Кто-то, чтобы не забыть ставит крестики на руки, кто-то вешает стикеры, кто-то пишет списки. Но даже это не всегда помогает.
Я тоже раньше очень многое не успевал и жил в состоянии стресса, очень многие дела я вообще забывал делать. Это еще больше вводило меня в состояние стресса. После прочтение книги Дэвида Алена «Как привести дела в порядок», я понял, что проблема вовсе не в нехватки времени, проблема была во мне. Так как я не мог правильно распорядиться своими делами.
Система GTD («Getting Things Done») довольно популярна в области самоорганизации и тайм-менеджмента. Ее эффективность доказана уже не одним поколением иностранных и российских менеджеров. Книга «Как привести дела в порядок» — это пошаговое руководство для организации своей жизни, наведении порядка в информации, в том, как работать много, при этом эффективно и с удовольствием, в правильном планировании и организации своих дел, с ней все ваши дела действительно будут сделаны.
Дэвид Аллен – специалист в области личной продуктивности и эффективности, руководитель компании «David Allen Company», работающей в сфере консалтинга. Дэвид до сих пор продолжает проводить большое количество тренингов в разных городах мира, его статьи печатаются «Los Angeles Times», «Wall Street Journal», «New York Times» и других СМИ. Сегодня сама книга переведена на 15 языков, а по версии журнала «Time» она стала лучшей книгой по бизнесу.
Дэвид Аллен говорит, всякие туду-списки и календари не дают нужный эффект, так как наш подход к делам сам по себе неверен. В результате долгих исследований Дэвид Аллен пришел к тому, что вещи, которые мы должны сделать мы делаем только тогда, когда у нас есть настроение на это и мотивация. Но повседневными туду листами мы себя просто обманываем. Поэтому, если мы хотим быть продуктивными, то мы должны наши дела планировать так, чтобы наш мозг в естественной форме готов был приступить к работе.
Как начать планирование?
Таким образом, по методике Дэвида Алена до того, как начать планирование дел, нужно пройти 5 важных этапов:
Этап сбора
Вы должны собрать все, что хотите сделать в одну кучу. Это может быть список в ежедневнике, аудиозапись на диктофоне, приложение на телефоне или что-то другое. Самое главное, чтобы все записывалось в одном месте. Этот этап самый важный. «Записать и отметить то, что вы хотите сделать», это касается не только работы, но и все другие дела. Это может быть, задачи по дому, позвонить человеку, с которым вы давно обещали связаться, посмотреть фильм или прочитать книгу, которую вам рекомендовали, заехать купить продукты, обсудить какой-то проект.
То есть всё это действительно всё, что приходит к вам в голов при мысли «это надо сделать». Зачем все это делать? Во-первых, потому, что наша кратковременная память не способна долго хранить информацию, каждый раз, когда туда добавляется новая информация, старая постепенно сжимается и удаляется. Именно поэтому вы часто не можете вспомнить, что именно вы хотели сделать. Или в большинстве случаев вы вспоминаете об этом поздно вечером или в дороге, и обещаете это выполнить, как только будет возможность.
А еще вы испытывает стресс и нервозность, когда каждый раз вспоминаете, что дело так и не сделали, а это чувство очень похоже на ощущение проигрыша, это увеличивает ваше беспокойство и уменьшает веру в себя. Кроме того, человеческий мозг практически не отличает реальность от иллюзии, это значит то, что если вы прокручиваете в голове, как вы делаете какое-то дело, ваш мозг думает, что вы реально его делаете. Именно поэтому запоминать дело в голове и прокручивать его наш мозг воспринимает, что вы сделали это дело раз 10 вместо одного раза.
Наш мозг устает от каждой попытки, и мы теряем мотивацию. Наверное, вы тоже на себе такое чувствовали. Именно поэтому первый этап заключается в том, чтобы мы выписывали во внешний носитель, чтобы нам было, куда каждый раз смотреть и вспоминать и делать.
Раскладка заданных дел и определения последовательности своих действий
По поставленной задаче мы должны задать несколько вопросов:
- Насколько важно это сделать?
- Сколько времени это займет?
- Есть ли у дела определенный дедлайн? Должны ли вы закончить это в определенный срок или можно сделать когда угодно?
Кроме того стоит расписать четкие шаги, которые нужно предпринять для выполнения дела. Например, если в список дел попала не задача, а целый проект, например, сделать ремонт, тогда необходимо раздробить задачу на более мелкие, связанные подзадачи. Сделать ремонт это огромная и большая задача, которую наш мозг не воспринимает без конкретики, а, следовательно, постоянно будет откладывать ее выполнение. В нашем случае такими шагами могут стать, найти дизайнера, определиться со стилем нового интерьера, найти бригаду строителей, закупить нужные материалы и так далее.
Систематизировать дела по степени их важности и срочности, а также по количеству предпринимаемых шагов
Для этого в вашем плане должны появиться несколько категорий и подкатегорий. Затем распределить дела по этим категориям.
Первая категория это «НЕВАЖНЫЕ И НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА», дела которые очень мало отразятся на ваших основных целях или на качестве жизни.
Внутри нее создайте несколько подкатегорий:
- Дела, которые, может быть, я сделаю,
- Дела, которые хорошо бы сделать
Например, у вас намечается встреча с одноклассниками через месяц, вы хотите туда пойти, но не знаете будете ли вы там или нет, поэтому задачу смело можно добавлять в категорию «может сделаю», поставить себе напоминалку в гугл-календарь за неделю и решить ближе к данной дате. Или другой пример, научиться готовить какое-нибудь блюдо, такая задача больше на вдохновение и наличие свободного времени, ее можно отправить в подкатегорию «хорошо бы сделать». А в выходные пересматривать этот список и думать хотите ли вы что-то сделать или нет.
Вторая категория «ВАЖНЫЕ ДЕЛА» тут в первую очередь стоит оценить, сколько времени уйдет на то или иное дело, если задача меньше 2 минут, то его стоит сделать сразу, например, ответить на не самое важное письмо, прочитать заметку и так далее. Это важно сделать сразу, так как помните, что у мозга каждый раз думать об этой задаче отнимет куда больше сил, чем быстро это сделать.
Затем общую категорию «ВАЖНЫЕ ДЕЛА» нужно разделить на подкатегории:
- Проект
- Личное
- Бизнес
- И другие важные для вас категории
Распределите дела по категориям, если есть какие-то дедлайны по тем или иным делам, то стоит их отметить рядом с самим делом. Важно, чтобы вы написали это к задачам, у которых существует реальный жесткий дедлайн, который никак не переносится.
Просмотреть все написанное
Этот этап включает в себя два этапа. До начала работы стоит просмотреть весь лист и определить важные дела. Обязательно начните с них, если такие дела отсутствуют, то остальные дела можно делать по мере появления энтузиазм. Раз в неделю все задачи в обязательном порядке пересматриваются, удаляются сделанные дела или те дела, которые потеряли свою актуальность, а так же добавить новые. Это один из важнейших этапов, так как основа продуктивности в первую очередь в аккуратности, осознанности и своевременности. Если ваш лист будет в ужасном виде вы не захотите к нему возвращаться и опять забросите систему.
Выполняйте запланированное
Выполняйте дела по мере срочности, важности, вашей мотивации и энергии.
Итоги
Еще раз хочется отметить ключевые принципы, на которых базируется вся система:
- Выгружайте задачи из мозга на внешние носители,
- Делайте систему и своих задач и систематически работайте с ней, каждая поступающая задача должна быть классифицирована по степени важности и срочности и должна быть выполнена сразу, перенесена в систему либо удалена или делегирована.
- Сбор информации должен включать в себе сбор всех не замкнутых циклов, в последующем для сбора входящей информации следует использовать минимальное количество «корзин входящих», корзины входящих должны регулярно пересматриваться, а задачи из них должны переноситься в соответствующие разделы системы для хранения или выполнения.
- Работа с каждой задачей состоит из следующих этапов: проясните для себя проблему, определите шаги для ее реализации, организуйте результаты, разработайте альтернативные варианты и создайте программу реализации.
- Все поступающие идеи, так же необходимо выносить из головы и фиксировать в отдельном накопителе для идей.
Чтобы внедрить этот метод в свою жизнь, необходима практика, дисциплина и работа над собой. Все это при должном усердии переходит в хорошую привычку, которая поможет вам успевать все дела, развиваться и чувствовать себя полноценными.
