Этапы делегирования: что это? Принципы- Обзор +Видео

Принципы успешного делегирования. Любой опытный менеджер скажет вам, что в процессе работы и развития бизнеса очень важно научиться делегировать полномочия своим сотрудникам. Если руководитель или менеджер не умеет этого делать или боится этого, то он вряд ли сможет решать сложные задачи. Он будет хвататься за все дела,  вместо того, чтобы заниматься глобальными, стратегическими вопросами.

Кроме того не будет расти профессионализм его подчиненных, а их мотивация будет крайне низка, что тоже ограничит потенциал трудового коллектива.

Что такое делегирование

Делегирование — это передача своих обязанностей и полномочий другому лицу, которое берёт на себя полную ответственность за выполнение возложенных на него задач. Вряд ли руководитель будет эффективным, если не научится искусству делегирования.

Какие задачи решаются в процессе делегирования полномочий:

1. Это позволяет руководителю заниматься не ежедневной текучкой, а сосредоточиться на вопросах управления и стратегического развития.
2. Способствует повышению профессионального уровня и активизации подчинённых, а значит повышению потенциала трудового коллектива.

Таким образом, делегирование можно считать одним из базовых принципов управления. Следует заметить, что это весьма непростой вопрос и требует грамотного подхода. Представьте себе, что полномочия переданы неопытному, необученному или просто некомпетентному сотруднику.

Будет упущено драгоценное время и поставлено  под угрозу выполнение определенных задач. Поэтому передачу полномочий надо планировать заранее. Необходимо подбирать нужных людей и готовить их к выполнению этих задач. Это потребует времени и немалых усилий. Делегировать полномочия можно тогда, когда ваш сотрудник готов к этому, и кроме того, у него есть желание взять эти полномочия на себя.

Также руководитель должен научиться доверять своим сотрудникам и правильно выстраивать с ними отношения. Если он будет контролировать каждый их шаг, то такое делегирование не имеет смысла.

Подчиненный должен понимать всю полноту ответственности за свою работу и действовать самостоятельно. Задача руководителя — направлять  и периодически получать отчет об итогах проделанной работы.

Если руководитель или топ-менеджер уходит в отпуск и говорит своим сотрудникам, чтобы они на месяц забыли о нём — значит он эффективный управленец.

Измените свой стиль управления

Каждый рабочий день включает в себя большое количество ежедневных рутинных дел. Все эти дела очень важны, но они не требуют участия в них руководителя.

Есть вопросы, которые может и обязан решать только руководитель. Они касаются стратегии развития предприятия, его финансовых потоков и так далее. Вот этими ключевыми вопросами и должен заниматься руководитель, а остальные задачи необходимо делегировать своим сотрудникам.

Принципы

При делегировании полномочий надо соблюдать некоторые принципы:

• * Выберите своих среди своих сотрудников наиболее компетентных и перспективных и научитесь доверять им. Отдавайте приоритет той пользе, которую они будут оказывать предприятию, а не личным отношениям.
• * В первое время уделяйте немного больше внимания этому сотруднику и при необходимости  оказывайте помощь. Он будет себя чувствовать намного увереннее, чувствуя вашу поддержку, а значит быстро придет к самостоятельности.
• * Допустим, что этот сотрудник превосходно справляется с новыми обязанностями, и вы решили добавить ему дополнительных полномочий. В этом случае первоначальный подход должен быть таким же, как и ранее. Это исключает возникновение ошибок.
• * Если же ошибка всё-таки произошла, то необходимо объективно разобраться в ней. Критика и наказание должны быть аргументированными и справедливыми. Также очень важно сделать выводы, что привело к этой ошибке.
• * Важные дела должны решаться сотрудниками к этому подготовленными, и которым, вы доверяете.
• * Старайтесь не мешать самостоятельной работе своих сотрудников. Делайте это только в том случае, если могут возникнуть проблемы.
• * В случае успеха, равно как и в случае неудачи, руководитель обязан принять на себя ответственность. Несомненно — ваш коллектив оценит это.
• * Помните, что для решения вопроса делегирования полномочий требуется немало времени.
• * Делегирование полномочий старайтесь делать комплексно, а не по частям.
• * Руководитель должен видеть, что сотрудник не только компетентен, но и с желанием берёт на себя новые обязанности.

Краткие итоги:

• ~ нежелание руководителей делегировать полномочия, вызваны недоверием к своим сотрудникам
• ~ как правило, нежелание подчинённых выполнять новые обязанности эмоционально и необоснованно, а потому легко «лечится»
• ~ необходимо тщательно продумывать, какие полномочия нуждаются в делегировании.

Проанализируйте, чего больше от делегирования полномочий — пользы или вреда.

Почему необходимо доверять своим подчинённым

Есть много руководителей, которые недооценивают, в силу разных причин, вопрос делегирования полномочий. Почти весь объем работ они замыкают на себя. Поэтому многие задачи решаются в спешке и неэффективно, а сами руководители находятся в постоянном состоянии стресса.

Попробуйте в течение месяца ежедневно вести список всех своих дел, а потом проанализируйте их. Вы сразу же увидите, что непозволительно много времени тратите на решение рутинных вопросов. Они точно не имеют никакого отношения к стратегическим вопросам развития предприятия.

Возможно, что для решения некоторых ключевых вопросов у вас просто не доходят руки. Вот почему так важен вопрос делегирования полномочий. Конечно, в этом случае некоторый риск присутствует, но он оправдан. Это доказано на примере многих успешных руководителей и топ-менеджеров.

Основными причинами нежелания делегирования полномочий являются: недоверие к персоналу, авторитарный стиль управления, или боязнь конкуренции. Поэтому этот вопрос актуален для многих предприятий. Но, всё-таки, большие шансы на успех  имеют те  предприятия, которые децентрализованны.

Это освобождает руководителей от решения рутинных вопросов и повышает профессионализм сотрудников, а значит и их мотивацию. Они  чувствуют себя нужными предприятию. Очевидно, что грамотное делегирование полномочий обуславливается единством интересов организации, руководителя и непосредственного исполнителя.

Есть такое понятие – «норма управляемости». Это норма показывает оптимальное количество сотрудников на одного руководителя. Расчеты показывают, что на верхнем уровне управления это 5-9 человек.

Ошибки, возникающие при делегировании полномочий:

1. ~ неправильная постановка задач своим сотрудникам
2. ~ ошибочный выбор сотрудника
3. ~ при делегировании обязанностей группе сотрудников, не устанавливается ответственность каждого
4. ~ это ошибка может быть катастрофична — делегирование подчинённому функций руководителей.

Краткие итоги:

• ~ даже очень толковый руководитель не в состоянии выполнить весь объем работ
• ~ делегируя полномочия другим сотрудникам, руководитель создаёт эффективный коллектив
• ~ сотрудники не всегда с желанием относятся к дополнительным  обязанностям
• ~ грамотный руководитель должен изучать опыт делегирования другими руководителями.

Когда начинать делегирование полномочий

На некоторых предприятиях возникает ситуация называемая — централизация. Это когда высшее руководство принимает решения по всем направлениям, а средний уровень руководства выполняет их, не координируя действий своих подчинённых.

Может возникнуть другая ситуация — децентрализация.

В этом случае решение принимает среднее звено, а высшее руководство выполняет координацию и контроль. В случаях необходимости быстрого принятия решений будет полезно децентрализация. Она не означает полной отмена контроля.

В этом случае необходима система эффективного контроля.

Централизованные предприятия основаны на полном контроле, медленно действует на сложившуюся ситуацию и дороги в обслуживании. Поэтому зачастую они не эффективны.

Те предприятия, где не проводится в жизнь принцип делегирования полномочий, очень сильно централизованны и наоборот, чем больше полномочия работника, тем меньше степень централизации управления.

Этапы делегирования полномочий

1. Новый сотрудник получает указания сверху и точно их исполняет
2. Через некоторое время его необходимо ознакомить с работой предприятия в целом. Теперь он будет выполнять задания точно и осознанно
3. Подчиненный начинает работать самостоятельно. Он может советоваться с начальником, а тот может высказывать свое мнение.

Собственно это сам этап делегирование полномочий:

• ~ задания должны соответствовать уровню подчинённого
• ~ он имеет право на ошибку
• ~ сроки исполнения должны быть обдуманными и реальными
• ~ должно быть продумана мотивация за качественное выполнение дополнительных обязанностей
• ~ контроль только в конечной фазе работ.

Начинать делегирование полномочий необходимо, когда подчиненный к этому готов профессионально и морально.